Automatiser des tâches : un réel enjeu pour le dirigeant et son organisation

par | Jan 19, 2024 | ORGANISATION, Uncategorized | 575 commentaires

Vous avez parfois le sentiment d’avoir couru toute la journée sans pour autant avoir pu faire ce qui était réellement important !

Les tâches répétitives (devis, factures, relances clients, suivi commande, organisation atelier……) mangent tout votre temps au détriment de celui que vous voudriez consacrer à votre métier et au développement de votre activité.

Analyser les processus pour optimiser, ce n’est pas que pour les grands groupes !

Automatiser une partie des tâches, c’est être moins stressé, libérer votre mémoire de toutes ces tâches sans pour autant passer à côté d’une échéance.

Vous pourrez vous concentrer plus sereinement sur votre rôle de chef d’entreprise.

L’optimisation des processus consiste à structurer, automatiser, déléguer, externaliser voire supprimer les tâches répétitives en fonction de leur importance / valeur ajoutée pour l’organisation.

Les objectifs sont entre autres de :

  • diminuer la charge de travail et la charge mentale qui va avec,
  • dégager du temps pour vous concentrer sur la relation client ou le suivi des dossiers sensibles ou complexes,
  • améliorer la productivité, la fiabilité, la rentabilité,
  • consacrer du temps à vos équipes, à la stratégie de votre entreprise,
  • fluidifier la communication, le partage d’informations, facteur clé d’une bonne coordination,
  • suivre en temps réel l’évolution pour anticiper et allouer les ressources selon les besoins.

Quelques étapes pour y parvenir :

  • Identifier les flux financiers, d’informations et de matières/marchandises. Le diagramme d’activité permet de mettre en parallèle les 3 flux pour identifier les zones de risques, les contrôles à faire et les indicateurs à mettre en place.
  • Responsabiliser chaque intervenant par rapport au(x) flux dont il/elle a la charge et la manière de les traiter.

La clarification des rôles de chacun, de vos attentes, de niveau de délégation et des délais à respecter est primordiale.

L’utilisation des outils disponibles aussi ! A l’aire du numérique et de l’intelligence artificielle, les possibilités d’automatiser sont nombreuses et les résultats fiables.

Qu’est-ce que je fais, pour qui, pourquoi, comment, en combien de temps ou à quel prix, à quel moment… (méthode QQOQCCP)

  • Partager la vision, la vue d’ensemble des processus opérationnels et l’objectif recherché ainsi que la « distance » / les étapes par rapport à l’objectif.
  • « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin »

Simplifier vous la vie, déléguer des actions, conserver la validation sur les étapes critiques et un œil sur les indicateurs / votre tableau de bord ! 

« Certaines personnes font bouger les choses, d’autres regardent les choses bouger et d’autres se demandent ce qui s’est passé. » Casey Stengel

Pour quelle catégorie optez-vous ?

Quelles tâches répétitives allez-vous automatiser ?

Besoin d’aide, n’hésitez pas me contacter pour plus d’information via le formulaire contact du site.

575 Commentaires

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